Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Front office-personal
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en front office-personal som vill vara företagets ansikte utåt och skapa ett professionellt, varmt och effektivt första intryck för besökare, kunder och samarbetspartners. I denna roll ansvarar du för att ta emot gäster, besvara frågor, hantera inkommande samtal och e-post samt säkerställa att receptionen och de administrativa flödena fungerar smidigt varje dag. Du blir en central kontaktpunkt i verksamheten och spelar en viktig roll i att skapa ordning, struktur och hög servicenivå.
Som front office-personal arbetar du i en dynamisk miljö där ingen dag är den andra lik. Du behöver kunna växla mellan flera uppgifter samtidigt, prioritera rätt och behålla ett lugnt och professionellt bemötande även under perioder med högt tempo. Rollen passar dig som trivs med människor, har god kommunikationsförmåga och tycker om att kombinera service med administration. Du kommer ofta att samarbeta med flera avdelningar och bidra till att intern och extern kommunikation fungerar effektivt.
Arbetsuppgifterna kan omfatta bokning av mötesrum, registrering av besökare, hantering av post och leveranser, beställning av kontorsmaterial samt stöd i enklare administrativa processer. Du kan även få ansvar för att uppdatera kontaktregister, koordinera kalenderbokningar och hjälpa till vid interna möten eller evenemang. För att lyckas i rollen behöver du vara noggrann, lösningsorienterad och ha förmåga att snabbt sätta dig in i rutiner och digitala verktyg.
Vi söker dig som förstår vikten av ett gott kundbemötande och som alltid strävar efter att ge snabb, korrekt och vänlig service. Du är representativ, pålitlig och har ett naturligt sätt att få människor att känna sig välkomna. Samtidigt är du strukturerad och kan hantera konfidentiell information med omdöme och integritet. Tidigare erfarenhet från reception, kundservice, hotell, kontorsservice eller liknande arbete är meriterande, men rätt inställning och vilja att lära är minst lika viktigt.
Hos oss får du möjlighet att arbeta i en roll där din insats märks varje dag. Du bidrar inte bara till en välfungerande reception utan också till hela organisationens upplevelse av kvalitet, ordning och professionalism. Om du gillar att vara spindeln i nätet, tycker om att hjälpa andra och vill arbeta i en varierad tjänst med både människor och administration, kan detta vara rätt möjlighet för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Välkomna och registrera besökare på ett professionellt och vänligt sätt
- Besvara inkommande telefonsamtal och vidarekoppla ärenden korrekt
- Hantera e-post, post, bud och leveranser till kontoret
- Boka mötesrum och säkerställa att gemensamma ytor är välordnade
- Ge administrativt stöd till kollegor och olika avdelningar
- Beställa och följa upp kontorsmaterial och receptionens förbrukningsvaror
- Uppdatera kontaktlistor, besöksloggar och interna register
- Stödja planering och genomförande av möten och mindre evenemang
Krav
Text copied to clipboard!- Gymnasieutbildning eller motsvarande erfarenhet
- Erfarenhet av reception, kundservice eller administrativt arbete är meriterande
- Mycket god kommunikationsförmåga på svenska i tal och skrift
- Grundläggande kunskaper i engelska för att kunna hjälpa internationella besökare
- God datorvana och erfarenhet av vanliga kontorsprogram
- Förmåga att arbeta strukturerat och hantera flera uppgifter samtidigt
- Serviceinriktad, professionell och lösningsorienterad inställning
- Hög noggrannhet och förmåga att hantera konfidentiell information
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av reception, kundservice eller administrativt arbete?
- Hur skulle du beskriva ditt sätt att bemöta besökare och kunder?
- Har du arbetat med telefonväxel, bokningssystem eller besöksregistrering tidigare?
- Hur hanterar du situationer med många samtidiga arbetsuppgifter?
- Vilka digitala verktyg och kontorsprogram känner du dig bekväm med?
- Hur säkerställer du ett professionellt bemötande även under stressiga perioder?
- Har du erfarenhet av att koordinera möten, leveranser eller kontorsservice?
- Vilka språk talar och skriver du obehindrat?
